tips vrijwilligers werven
We helpen je graag op weg bij de werving van nieuwe vrijwilligers. Wat heb je daarvoor nodig? Met onderstaande stappen krijg je handige tips en tools voor jouw wervingsplan.
Leestijd: 30 minuten
een wervingsplan in Zes stappen
We delen het werven van vrijwilligers op in zes handige stappen. Aan het eind van deze zes stappen heb je een compleet wervingsplan. Misschien is niet iedere stap van toepassing of heb je die al gezet. Dat is fijn, want dan kun je die gewoon overslaan.
de 6 stappen
1. wat is je doel?
Elk goed plan begint met een doel. Maak je doel of doelen zo concreet mogelijk en als het kan ook meetbaar, bijvoorbeeld: 'Binnen drie maanden wil ik 8 nieuwe vrijwilligers in de leeftijdscategorie 45 tot 50 jaar vinden voor project X.'
Dit helpt je om doelgericht aan de slag te gaan, te meten of je op koers loopt, bij te sturen waar nodig én te kunnen evalueren.
Misschien ga je het niet halen, maar dat is niet erg. Shoot for the stars and land on the moon, volgens dit mooie Engelse spreekwoord. En ook van de dingen die niet werken, leer je hoe het wellicht wél moet.
Tip: zijn de taken zoals je die geformuleerd hebt nog 'van deze tijd'? En is misschien mogelijk om de taken op te knippen en te verdelen over meer vrijwilligers? Zou jij er zelf op reageren? Of je buurvrouw of je neef? Misschien is het mogelijk om meer flexibiliteit te bieden. Want te weinig flexibiliteit vormt voor velen de grootste drempel om aan de slag te gaan als vrijwilliger. Doe eens een gedachtenexperiment: wat zou je een vrijwilliger vragen, die maar 1x in de maand iets kan doen? Door je taken of functiebeschrijvingen op dit soort onderwerpen aan te passen, kun je je doel vaak realistischer maken.
2. wie zoek je?
Begin met dromen. Wie zou jouw ideale vrijwilliger zijn? Denk aan: interesses, eigenschappen, leeftijd en meer. Dit noemen we een persona (of misschien heb je wel meerdere persona's) en dit helpt je bij de volgende stap.
Nu je een persona hebt, vul je dit aan met de vereisten:
- Welke vaardigheden, talenten of diploma's zijn écht nodig? Daag je zelf hier uit: is het écht nodig of gewenst? Kun je het leren of moet het er al zijn? Realiseer je: hoe meer eisen, hoe kleiner je kans op een match.
- Is er een leeftijdsgrens?
- Denk ook aan mobiliteit, taal etc.
Tip: Persona's helpen je concreet te maken wat je zoekt, zodat je straks makkelijker de juiste persoon kunt aanspreken. Maar vergeet niet om open te staan voor iedereen die zijn tijd en talent voor jou wil inzetten!
3. wat heb je te bieden?
Nu is het tijd om je te verplaatsen in jouw droomvrijwilliger. Stel jezelf de vraag: 'Waarom zou mijn droomvrijwilliger bij mij aan de slag gaan?'
Pessimistisch denken kan je hier ook helpen. Wat kan mijn droomvrijwilliger belemmeren om zich aan te melden? Welke twijfels heeft deze persoon? Hint: de angst om te veel tijd kwijt te zijn, te weinig tijd eraan te kunnen besteden en beloftes niet na te kunnen komen, het spannend vinden om op een onbekende plek of met onbekende mensen te beginnen en de angst om niet te kunnen stoppen komen veel voor. Dus bedenk hoe je die kunt tackelen. Vaak helpt het om de vrijheidsgraden, flexibiliteit, begeleiding, sfeer in je organisatie, evaluatie en wat nog meer van toepassing is te benoemen. Of nog beter: deel een ervaringsverhaal van een huidige vrijwilliger!
In het artikel op The Happy volunteer vind je meer tips hoe je hierop kunt inspelen.
4. HOE BENADER JE DE DOELGROEP?
Om te zorgen dat je oproep straks bij zoveel mogelijk droomvrijwilligers terecht komt, selecteer je de bij je persona passende kanalen en middelen.
Waar bevindt die ideale vrijwilliger van jou zich? Een paar voorbeeldkanalen die je kunt inzetten om je vrijwilliger te vinden:
- Via via (via collega's, vrijwilligers, cliënten etc.) en waar mogelijk ook rechtstreeks benaderen van mensen
- via je eigen werkplek én website
- via social media zoals Facebook, Instagram en Twitter
- 'Intermediairs' zoals ons team (steunpunt vrijwilligerswerk Eerselvoorelkaar) of de welzijnsorganisatie (Cordaad Welzijn). Of plaats een oproepje op de dorpswebsites en laat het de dorpsraad weten dat je versterking zoekt.
- via kranten zoals de Hint en de lokale blaadjes
- Openbare informatieplekken zoals de bieb, gemeentehuis, wachtruimtes bij zorg- en welzijnsorganisaties etc.
- bij evenementen of informatiemarkten
- Online advertenties (Google, social media)
Vervolgens kies je de middelen uit die bij jouw gekozen kanalen passen:
- Flyers
- Posters
- Online teksten
- Video's
- (je kunt het zo gek maken als je wil hier!)
Tip:
De inzet van de verschillende communicatiemiddelen kan wisselen. Merk je dat jullie manier van werven niet het juiste resultaat oplevert, probeer een andere of maak een combinatie van bijvoorbeeld een oproepje in het lokale blaadje, Facebookberichten, het plaatsen van de vacature op Eerselvoorelkaar en het rechtstreeks benaderen van mensen. En houd de dorpsagenda's goed in de gaten om te zien of er activiteiten zijn waarop je kunt aanhaken. Voor een deel van de verenigingen en stichtingen, zeker in onze kerkdorpen, werkt de via via benadering en het persoonlijk benaderen nog steeds goed genoeg. Maar de grote aantallen vrijwilligersvacatures in onze gemeente laten ook het beeld zien, dat er tegenwoordig (veel) meer nodig is om de juiste vrijwilligers te vinden. Wil je een keer sparren met ons over je wervingsbeleid? Neem gerust contact op!
5. de boodschap
Nu je weet wat je zoekt en wat je te bieden hebt, is het tijd om dit in een onweerstaanbare communicatieboodschap te gieten waar jouw droomvrijwilliger zich meteen door voelt aangesproken.
Als je digitaal op zoek gaat naar vrijwilligers of een bericht plaatst in bijvoorbeeld weekblad De Hint, start dan met het zoeken naar een goede afbeelding. Omdat beeld vaak meer zegt dan 1.000 woorden. Dus start met beeld wat het beste past bij je organisatie of je vraag. Een beeld dat een positieve emotie oproept. Tip: heb je geen eigen materiaal? Bekijk de gratis foto- en videobanken zoals Unsplash en Pexels
Daarna is het tijd voor de tekst. Een paar algemene tips:
- Begin je tekst met het beantwoorden van de 'waarom' vraag: waarom zou een vrijwilliger bij jou het verschil willen maken en niet bij 1 van de vele andere organisaties die versterking zoeken?
- Omschrijf concreet wat je zoekt. Vertel het zoals je het tegen je buurman zou vertellen. Dat helpt om je taalgebruik warm én begrijpelijk te houden.
- Ondervang de drempel die veel mensen voelen, en benoem hoe vaak en wanneer (en de flexibiliteit hierin) je iemand vraagt
- Vergeet niet om de leuke kanten en de voordelen te benoemen van het vrijwilligerswerk én van je organisatie.
- En sluit af met hoe mensen kunnen reageren. Heel voor de hand liggend maar dit wordt nog wel eens vergeten!
Naast de inhoud, is ook schrijfstijl belangrijk. Stem je woordkeuze en zinsbouw af op je doelgroep
Tip: met deze website ontdek je of jouw teksten B1 zijn.
vergeet je netwerk niet!
De beste wervingstruc is nog steeds de rechtstreekse benadering en de via via benadering. Via collega's, vrijwilligers, leden en cliënten. Onderzoek toont namelijk aan dat gevraagd worden dé manier is waarop de meeste vrijwilligers zijn gestart. En natuurlijk kunnen je huidige vrijwilligers als beste vertellen waarom het bij jullie zo leuk is.
En misschien kun je het nog wel iets oprekken. Vraag je hele netwerk (iedereen die op een bepaalde manier betrokken is of jullie een warm hart toedraagt) om een me te denken, een nieuwsbrief door te sturen of een poster op te hangen #durftevragen.
6. Hoe gaan we aan de slag?
Met je wervingsdoel, doelgroep, boodschap en middelen kun je nu de activiteiten in kaart brengen. Ga je een open dag organiseren? Je vacatures op je website en Eerselvoorelkaar zetten? En een interview in het lokale blaadje publiceren?
Wat past en kan, hangt natuurlijk af van je middelen: tijd en budget. Hanteer het Pareto principe of de 80-20 regel: 80% van je resultaat wordt door 20% van je tijd veroorzaakt. Dus start met de activiteiten die je met de minste tijd/geld het meeste gaan opleveren.
Alle voorgenomen acties kun je nu in een schema zetten. Dat vormt de kern van je wervingsplan.
- Welke acties gaan er uitgevoerd worden, inclusief eventuele herhalingen, evaluatie, bijsturing etc.
- Taakverdeling: wie bereidt voor, wie voert uit, wie is betrokken/verantwoordelijk
- Tijdsplanning: wanneer gebeurt er wat (en wat is afhankelijk van elkaar)
En denk natuurlijk ook aan je budget. Met welke kosten moet je rekening houden bij de werving of kies je alleen voor gratis communicatiemiddelen.
Tip: Vergeet in je wervingsplan niet hoe je de reacties gaat opvolgen die straks natuurlijk gaan binnenstromen ;-). Waar komen ze binnen? Wie coördineert en pakt op? Er is niks zo demotiverend als reageren op een vrijwilligerswerkvacature en vervolgens geen reactie meer krijgen...
tot slot: koester die vrijwilligers
Als je gaat werven, wil je natuurlijk niet dat je inspanningen na een korte tijd teniet gedaan wordt omdat vrijwilligers snel stoppen. Zorg dus goed voor je bestaande vrijwilligers met aandacht en waardering. Van een snelle 'hoe is het nou' tot een lief gratis kaartje als iemand er een tijdje is, het kost vaak niks (ook nauwelijks tijd) maar levert heel veel op. Een paar tips voor het waarderen van je vrijwilligers vind je ook op Eerselvoorelkaar.
MEER WETEN?
Het vrijwilligerslandschap verandert continu. Gelukkig zijn er veel organisaties die deze veranderingen nauwlettend in de gaten houden. Zorg dat je up to date blijft van alles wat er speelt, zodat jij nog beter aansluiting kan vinden bij je vrijwilligers. Onderstaande toolkit, onderzoeken en verslagen kunnen je helpen bij de werving van nieuwe vrijwilligers.
trendrapport vrijwilligerswerk
NLvoorelkaar onderzoekt jaarlijks, samen met Lucas Meijs, hoogleraar “Strategic Philanthropy” aan de Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit de nieuwste trends op het gebied van vrijwilligerswerk, vrijwillige inzet, zelfredzaamheid en eenzaamheid.
In het Trendrapport vrijwilligerswerk 2021 vind je de nieuwste inzichten.
Je kunt dit rapport gratis downloaden.
vrijwilligersbeleid en - management
De vrijwilligers in je vereniging of stichting of initiatief wil je natuurlijk behouden en waarderen. Het NOV, de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk, behartigt de belangen van vrijwilligersorganisaties en is een bron van kennis over vrijwilligersbeleid en management. Onze tip: neem een kijkje op hun website om te zien wat deze overkoepelende vereniging voor jullie kan betekenen.
toolkit jongerenproof
Of je nou al een ervaren jongerenwerker bent of nog moet beginnen, met deze toolkit heb je extra tips, materialen en handvaten voor het werven van jongeren voor vrijwilligerswerk.
kunnen we je helpen?
Op Eerselvoorelkaar zit je goed: we ondersteunen je graag door je makkelijk, snel en effectief in contact te brengen met alle vrijwilligers in je buurt.
Op ons platform kun je o.a.:
Gratis vrijwilligersvacatures plaatsen
Makkelijk de beste vrijwilligers zoeken en vinden
Informatie en tips vinden over het werken met vrijwilligers